Ein Beispiel, das sich direkt besprechen lässt
Ein Malerbetrieb hat ein Wohnzimmer gestrichen. Der Auftrag ist fertig, die Rechnung noch offen. Welche Informationen braucht der Betrieb, was muss er prüfen und welche Datei erhält sein Kunde? Daran lässt sich der digitale Ablauf Schritt für Schritt erklären.
Eine kurze Übung für Beratung oder Unterricht
- Auftrag beschreiben. Fiktiver Kunde, sechs Arbeitsstunden zu 80 € netto, Farbe für 64,90 € netto und Abdeckmaterial für 31,20 € netto. Legen Sie gemeinsam Leistungsdatum und Rechnungsadresse fest.
- Rechnung aufbauen. Lassen Sie die Teilnehmenden Arbeitsleistung, Material, Steuerbetrag und Gesamtbetrag zuordnen. Bei 19 % Umsatzsteuer lautet das Ergebnis: 576,10 € netto, 109,46 € Steuer, 685,56 € brutto.
- Den Fall verändern. Was ändert sich bei einem Kleinunternehmer? Welche Angaben fehlen noch? Nutzen Sie dafür die Checkliste unter dem Rechnungsbeispiel.
- Das Format wählen. Vergleichen Sie Privatkunde, inländischen Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggeber. Besprechen Sie die jeweiligen Format- und Übermittlungsvorgaben.
- Den digitalen Weg zeigen. Lesen Sie den Beispielablauf am Handy. Wer möchte, kann anschließend Benno mit Beispieldaten in WhatsApp ausprobieren.
Drei Materialien zum Weitergeben
- Rechnungsbeispiel mit Checkliste: Beträge, Leistungsbeschreibung und typische Angaben.
- E-Rechnung für Handwerker: Empfang und Ausstellung, Fristen und Ausnahmen mit datierten Quellen.
- Rechnung am Handy schreiben: Eine konkrete Nachricht und der Weg bis zur freigegebenen Datei.
Sie können die Links direkt teilen oder die Seiten über die Druckfunktion Ihres Browsers ausgeben. Für das Lesen sind weder Anmeldung noch Kontaktdaten nötig.
Fragen für die Auswahl einer Rechnungslösung
- Kann der Betrieb seinen typischen Auftrag vollständig abbilden?
- Sind Angaben, Beträge und Steuer vor der Freigabe verständlich prüfbar?
- Passt das erzeugte Format zu den tatsächlichen Auftraggebern?
- Lassen sich Rechnungsdateien und Buchungsdaten für die Steuerkanzlei exportieren?
- Sind laufende Kosten, Datenverarbeitung und der Ablauf bei einem Wechsel nachvollziehbar?
Diese Fragen lassen sich auch auf andere Anwendungen übertragen. Eine Demonstration sollte zu den realen Aufträgen des Betriebs passen.
Wo Benno in diesen Ablauf passt
Benno erstellt nach Prüfung und Freigabe Ausgangsrechnungen per WhatsApp als ZUGFeRD-PDF. Der Gratisumfang beträgt 3 Rechnungen pro Monat. Für öffentliche Auftraggeber kann zusätzlich eine XRechnung-XML erstellt werden. Eingehende Belege und vollständige Buchhaltung brauchen einen eigenen Ablauf.
Für den Austausch mit einer Kanzlei gibt es eine eigene Übersicht zu Dateien und DATEV-Export. Bei Fragen zum Material erreichen Sie den Entwickler über das Kontaktformular.
Wer stellt das Material bereit?
Die Beispiele stammen von Benno, einem Anbieter für Rechnungserstellung. Sie sind keine unabhängige Softwarezertifizierung. Hinweise zur Person und zum Unternehmen finden Sie auf der Über-uns-Seite. Alle Übungsdaten sind fiktiv.