Datenschutz

Datenschutz­erklärung

Wie wir mit deinen Daten umgehen — transparent und DSGVO-konform.

1. Verantwortlicher

Benno UG (haftungsbeschränkt)
Speditionstr. 15a
40221 Düsseldorf

E-Mail: datenschutz@heybenno.de
Geschäftsführer: Lars Müller

2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung):

Auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) verarbeiten wir außerdem:

Zur Rechnungserstellung werden folgende Daten an unseren LLM-Dienstleister (Scaleway SAS, Frankreich) übermittelt: Kundennamen und Aliase aus Ihrem Kundenbuch, Ihre Branche und Stundensatz sowie der Freitext bzw. die Transkription Ihrer WhatsApp-Nachricht. Zur Einordnung Ihrer Anfrage werden zusätzlich die letzten Nachrichten des Gesprächsverlaufs (gekürzt auf je 500 Zeichen) übermittelt. Adressen aus Ihrem Kundenbuch sowie Bankdaten und Steuernummern Ihrer Kunden werden dabei nicht übermittelt. Bei Korrekturen an einem Rechnungs- oder Angebotsentwurf wird jedoch die Empfängeradresse des aktuellen Entwurfs (Name, Straße, PLZ, Ort) mitgesendet, damit eine bereits korrigierte Adresse bei weiteren Änderungen erhalten bleibt; auch der übermittelte Gesprächsverlauf kann diese Adresse enthalten (z. B. aus einer Rechnungsvorschau).

Ausfallsicherung (Failover): Bei Ausfall oder Zeitüberschreitung unseres primären LLM-Dienstleisters wird die Einordnung Ihrer Anfrage ersatzweise durch Mistral AI (La Plateforme, Frankreich) durchgeführt — ausschließlich für die Dauer der Störung und im identischen Datenumfang wie bei der Einordnung durch Scaleway. Adressen aus Ihrem Kundenbuch sowie Bankdaten und Steuernummern Ihrer Kunden werden auch hierbei nicht übermittelt; der mitgesendete Gesprächsverlauf kann jedoch die Empfängeradresse des aktuellen Entwurfs enthalten (z. B. aus einer Rechnungsvorschau). Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU (Frankreich); die Daten werden von Mistral AI nicht gespeichert (transiente Verarbeitung gemäß Mistral AVV).

Während der Erstregistrierung (Onboarding) werden Ihre eingegebenen Geschäftsdaten — einschließlich Adresse, Steuernummer und IBAN — zur Strukturerkennung an Scaleway SAS übermittelt. Dies ist technisch erforderlich, um Ihre Freitext-Eingaben korrekt zu interpretieren. Die Daten werden von Scaleway nicht gespeichert (transiente Verarbeitung gemäß Scaleway AVV).

Sprachnachrichten werden ausschließlich zur Transkription auf unserem eigenen EU-Server verarbeitet; die Audiodatei selbst wird nach der Verarbeitung nicht gespeichert (transiente Verarbeitung).

Zur Qualitätssicherung und um unsichere Werte vor Ihrer Bestätigung kenntlich zu machen, speichern wir je Rechnungsentwurf vorübergehend das Transkript Ihrer Sprachnachricht, die daraus extrahierten Felder sowie technische Konfidenzsignale (z. B. Wort-Wahrscheinlichkeiten der Spracherkennung). Diese personenbezogene Nutzlast wird nach 60 Tagen automatisch gelöscht; nur anonymisierte Kennzahlen (Feldnamen und Konfidenz-Indikatoren ohne Inhalte) bleiben zur Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit erhalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Qualität und Sicherheit der KI-gestützten Rechnungserstellung).

Kontaktformular: Bei Nutzung unseres Kontaktformulars verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Die Daten werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht. Eine frühere Löschung können Sie jederzeit per E-Mail an datenschutz@heybenno.de verlangen.

Client-seitige Fehlerberichte: Tritt beim Aufruf unserer Startseite ein JavaScript-Fehler auf, der das Laden der Seite verhindern würde, übermittelt der Browser einen automatischen Fehlerbericht an unseren Server. Verarbeitet werden dabei: Fehlermeldung und Stacktrace, der User-Agent Ihres Browsers sowie der besuchte Pfad (ohne Query-Parameter oder Fragment). Im Fehlerbericht selbst werden keine Cookies, keine IP-Adressen und keine Referrer-Informationen übermittelt; serverseitige Zugriffsprotokolle verarbeiten Ihre IP-Adresse transient zur Abwehr von Missbrauch und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht (DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e). Die Berichte selbst werden nach 30 Tagen bei unserem Auftragsverarbeiter Sentry (siehe unten) automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Bereitstellung der Website).

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Alle Auftragsverarbeiter unterliegen DSGVO-konformen Vereinbarungen (Art. 28 DSGVO). Mit Ausnahme von WhatsApp, Google und Stripe erfolgt die gesamte Datenverarbeitung innerhalb der EU/des EWR. Der Datentransfer in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

4. Speicherdauer

Hinweis zu bestätigten Rechnungen: Bei einer Löschanfrage (Art. 17 DSGVO) werden bestätigte Rechnungen gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nicht gelöscht, da sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren nach § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO und § 257 Abs. 4 HGB unterliegen (Benno bewahrt sie freiwillig 10 Jahre auf). Alle anderen personenbezogenen Daten (Geschäftsprofil, Kundendaten, Konversationen, Entwurfsrechnungen, Angebote und Kostenvoranschläge) werden vollständig gelöscht bzw. anonymisiert.

5. Ihre Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

6. Datensicherheit (Art. 32 DSGVO)

7. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de