Auftrags­verarbeitungs­vertrag

Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO zwischen dem Nutzer (Verantwortlicher) und dem Anbieter (Auftrags­verarbeiter).

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Dieser Auftrags­verarbeitungs­vertrag (im Folgenden „AVV“) konkretisiert die datenschutz­rechtlichen Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes „Benno“ gemäß den Allgemeinen Geschäfts­bedingungen (im Folgenden „Hauptvertrag“).

(2) Auftraggeber (Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist der Nutzer des Dienstes. Auftragnehmer (Auftrags­verarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ist die Benno UG (haftungs­beschränkt).

(3) Die Laufzeit dieses AVV richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags.

(4) Der Dienst und damit dieser AVV richten sich ausschließlich an gewerbliche Nutzer (Unternehmer i. S. d. § 14 BGB) mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland (vgl. § 1 der AGB). Ergänzend gelten die Datenschutz­erklärung sowie das interne Verzeichnis von Verarbeitungs­tätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, das der Auftragnehmer auf Anfrage bereitstellt.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung

Der Auftragnehmer verarbeitet personen­bezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers ausschließlich zum Zweck der:

• Erstellung von Rechnungen auf Basis der vom Auftraggeber übermittelten Daten
• Speicherung und Verwaltung von Kunden­stammdaten des Auftraggebers
• Generierung von PDF-Rechnungen und ZUGFeRD-XML-Dokumenten
• Versendung fertiger Rechnungen über WhatsApp an den Auftraggeber
• Bereitstellung eines DATEV-Exports der Rechnungsdaten

Darüber hinaus gestattet der Auftraggeber dem Auftragnehmer, die im Rahmen vorstehender Zwecke anfallenden Daten zur Qualitäts­sicherung und Verbesserung der Erkennungs­genauigkeit des Dienstes auszuwerten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Personen­bezogene Inhalte (insbesondere Transkripte von Sprachnachrichten und extrahierte Werte) werden hierfür nach spätestens 60 Tagen gelöscht; die dauerhafte Auswertung erfolgt ausschließlich auf anonymisierter Basis.

§ 3 Art der Daten und betroffene Personen

(1) Kategorien personen­bezogener Daten:

• Vor- und Nachname der Rechnungs­empfänger
• Rechnungs­anschriften
• Umsatzsteuer-Identifikations­nummern (USt-IdNr.)
• Rechnungs­positionen und -beträge
• Telefonnummern der Mitarbeitenden des Auftraggebers (bei Multi-Phone-Nutzung)

(2) Kategorien betroffener Personen:

• Kunden des Auftraggebers (Rechnungs­empfänger)
• Mitarbeitende des Auftraggebers (bei Betrieb-Tarif)

§ 4 Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Daten­verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen verantwortlich.

(2) Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer Weisungen hinsichtlich der Verarbeitung. Die Weisungen bei Vertragsschluss ergeben sich aus diesem AVV und dem Hauptvertrag. Darüber hinausgehende Weisungen bedürfen der Textform.

(3) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.

§ 5 Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personen­bezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO), es sei denn, er ist durch Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet.

(2) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung der Betroffenenrechte (Art. 15–22 DSGVO) sowie bei Datenschutz-Folgen­abschätzungen (Art. 35–36 DSGVO), soweit dies erforderlich ist.

(4) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm eine Verletzung des Schutzes personen­bezogener Daten bekannt wird (Art. 33 DSGVO).

(5) Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen datenschutz­rechtliche Vorschriften verstößt.

§ 6 Unter­auftrags­verarbeiter

(1) Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz folgender Unter­auftrags­verarbeiter zu:

(2) Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von Unter­auftrags­verarbeitern. Der Auftraggeber kann innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Information widersprechen. Im Falle eines berechtigten Widerspruchs kann jede Partei den Vertrag außer­ordentlich kündigen.

(3) Der Auftragnehmer stellt vertraglich sicher, dass die Unter­auftrags­verarbeiter dieselben Datenschutz­pflichten einhalten wie in diesem AVV vereinbart (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

§ 7 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO:

• Verschlüsselung: IBAN und Steuer­nummer werden mittels Fernet-Verschlüsselung gespeichert. Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt.
• Zugangs­kontrolle: PostgreSQL Row-Level Security stellt sicher, dass jeder Nutzer ausschließlich seine eigenen Daten sehen und bearbeiten kann.
• Verfügbarkeit: Tägliche verschlüsselte Backups (BorgBackup). Wiederherstellungs­tests werden regelmäßig durchgeführt.
• Integrität: Bestätigte Rechnungen werden mit einem Content-Hash gegen nachträgliche Änderung gesichert (GoBD).
• Daten­minimierung: An den LLM-Dienst­leister werden ausschließlich die für die Extraktion erforderlichen Daten übermittelt. Adressen aus dem Kundenbuch sowie Bankdaten und Steuer­nummern der Rechnungs­empfänger werden nicht an den LLM übermittelt; die Empfängeradresse des aktuell bearbeiteten Entwurfs wird bei Korrekturen zur Kontext­erhaltung mitgesendet und kann im übermittelten Gesprächsverlauf enthalten sein.
• EU-Verarbeitung: Server, LLM und Sprach­erkennung werden ausschließlich innerhalb der EU betrieben.

§ 8 Kontrollrechte

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung dieses AVV zu überprüfen. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf Anfrage alle erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO).

(2) Inspektionen vor Ort sind mit angemessener Vorlaufzeit (mindestens zwei Wochen) anzumelden und dürfen den Geschäftsbetrieb nicht unangemessen beeinträchtigen.

§ 9 Löschung und Rückgabe

(1) Nach Beendigung des Hauptvertrags stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber sämtliche im Auftrag verarbeiteten Daten in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung (CSV, PDF). Die Exportfrist beträgt 30 Tage.

(2) Nach Ablauf der Exportfrist löscht der Auftragnehmer sämtliche im Auftrag verarbeiteten Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten entgegenstehen.

(3) Bestätigte Rechnungen unterliegen der achtjährigen gesetzlichen Aufbewahrungs­pflicht nach § 14b Abs. 1 UStG und § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO und werden gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nicht gelöscht. Personen­bezogene Daten auf diesen Rechnungen (Empfänger­name, Anschrift) bleiben als Bestandteil des Buchungs­belegs erhalten; alle übrigen personen­bezogenen Daten werden anonymisiert.

(4) Verschlüsselte Backups können gelöschte Daten enthalten. Eine gezielte Löschung einzelner Datensätze aus verschlüsselten Backups ist technisch nicht möglich (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Dieser AVV tritt mit Annahme der AGB in Kraft und gilt für die Dauer des Hauptvertrags. Die Annahme erfolgt beim Onboarding des Auftraggebers und wird mit Zeitpunkt und Versionsstand dieses AVV dokumentiert. Der AVV endet automatisch mit Beendigung des Hauptvertrags, unbeschadet der Pflichten aus § 9.

(2) Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform.

(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Stand / Version: 2026-07-10